Jak prawidłowo przechowywać dokumenty administracyjne?

Bez odpowiedniego przechowywania nie zawsze łatwo jest znaleźć dokumenty administracyjne. Rzeczywiście, jak znaleźć dowód sprzedaży z 2001 roku, jeśli jest on spakowany w pudełku z innymi dokumentami? Aby uniknąć marnowania czasu na przekopywanie się przez kilka pudeł w celu znalezienia dokumentu, oto kilka wskazówek dotyczących przechowywania.

Jak długo należy przechowywać swoje dokumenty?

Ważne jest, aby zachować te dokumenty administracyjne , ale mają one również datę ważności. Dzięki temu po pewnym czasie nie jest już konieczne przechowywanie niektórych dokumentów, takich jak faktury i wszelkiego rodzaju deklaracje. Oto podsumowanie okresów, w których zaleca się przechowywanie różnych rodzajów papieru:

1 rok: rachunki za telefon, internet lub przeprowadzkę albo dowód opłacenia PV.
2 lata: zaświadczenia o zasiłku rodzinnym, honoraria lekarskie, wypowiedzenie umów, dokumenty ubezpieczenia społecznego i wzajemnego zabezpieczenia, a także dokumenty kredytowe.
3 lata: ogłoszenia o licencjach audiowizualnych i zeznania podatkowe.
5 lat: rachunki za wodę i energię elektryczną, rachunki za czynsz i opłaty za dzierżawę, rachunki za gaz, zaświadczenia o opłaceniu podatku, umowa najmu i dowód opłacenia alimentów.
10 lat: wyciągi bankowe, odcinki płatności, pożyczki hipoteczne, umowy ubezpieczenia na życie po dacie śmierci itp.
30 lat: rachunki za naprawę samochodu, rachunki za budowę, rachunki za szpital i cywilne IOU.
Na całe życie: umowa małżeńska, książeczka rodzinna, książeczka wojskowa, dyplomy, testamenty, tytuły majątkowe, darowizny, karta zdrowia, świadectwo szczepień, dokumentacja medyczna, odcinki wypłat, akty adopcyjne, umowy o pracę itp.

Najlepszym sposobem na utrzymanie porządku w domu jest utrzymanie minimum . Nie jest konieczne przechowywanie wszystkich otrzymanych listów i dokumentów. Konieczne jest zatem natychmiastowe wyrzucenie niepotrzebnych papierów.

Przechowywanie codziennych dokumentów

Aby uporządkować, musisz odróżnić codzienne dokumenty od innych plików. Aktualne dokumenty to te, które są często przeglądane i dlatego muszą znajdować się w łatwo dostępnym miejscu. Dokumenty, które są rzadko przeglądane, można przechowywać w pudełkach lub na górnej półce. Oto kilka rodzajów przechowywania dla różnych rodzajów papieru:

Koszule w różnych kolorach

Kolory służą do odróżniania dokumentów od siebie. W każdej teczce należy również wykorzystać kieszenie do klasyfikacji dokumentów: jedna kieszeń na podatki, jedna na dokumenty EDF, druga na rachunki za wodę itp.

Koszule z wstawkami

Foldery ze wstawkami są wygodne do przechowywania dużych dokumentów. Folder umożliwia więc klasyfikację różnych dokumentów dotyczących jednego tematu (przykład: wszystkie prace dotyczące budowy domu).

Segregatory kółkowe

Są wygodne do łatwego przeglądania dokumentów bez wyjmowania ich z miejsca przechowywania. Ponadto papiery można oddzielić przekładkami, aby łatwiej je znaleźć. Przegrody mogą również wyświetlać wskazania ułatwiające zadanie w wyszukiwaniu. Można je uporządkować alfabetycznie, według daty ...

Meble z szufladami

Jeśli magazynowanych dokumentów jest dużo, lepiej wybrać szafkę na akta. Ten ostatni ma szuflady, w których różne dokumenty są zawieszone na prętach i są łatwo dostępne.

Uporządkuj dokumenty administracyjne

Oczywiście zastosowanie odpowiedniego miejsca do przechowywania ułatwia klasyfikację plików, ale ważna jest też umiejętność porządkowania dokumentów według ich rodzaju. Oto przykład klasyfikacji w celu ułatwienia badań:

Akta rodzinne: zawierają wszystkie dokumenty dotyczące rodziny, takie jak akt małżeństwa, dokumenty tożsamości, paszporty, akty urodzenia itp.
Plik edukacyjny: świadectwo wykształcenia, dokumenty dotyczące przedszkola itp.
Plik podatkowy: zeznania podatkowe, podatki mieszkaniowe itp.
Dokumentacja zdrowotna: dokumentacja medyczna, recepty, badania lekarskie (radio, skaner, USG itp.) ...
Plik faktur: usługi (woda, gaz, prąd, telefon, Internet itp.), Faktury za towary i roboty itp.
Plik ubezpieczeniowy: umowy ubezpieczenia samochodu i domu, ubezpieczenia na życie, roszczenia, certyfikaty autentyczności ...
Akta zawodowe: umowa o pracę, odcinki wypłat, akta aplikacyjne, CV, dyplomy ...
Akta mieszkaniowe: umowa najmu, pokwitowanie czynszu, listy właściciela / najemcy ...
Plik bankowy: wyciągi z konta, umowa, polecenie przelewu ...

Archiwizacja dokumentów administracyjnych

Najlepiej byłoby, gdyby niektóre dokumenty były archiwizowane przynajmniej raz w roku . Zarchiwizowane pliki są uporządkowane w ramkach według daty lub alfabetycznie i według tematu. Ponownie najlepiej jest użyć jednego koloru na motyw. Oto przykład szczegółowo przechowywania:

Różowa koszulka na faktury, żółta na finanse, niebieska na ubezpieczenie…
Sortowanie według kolejności: porządek alfabetyczny od A do Z lub według daty (miesiąc, potem rok). Ułatwia to rozróżnianie nowszych i starszych dokumentów.

Najważniejsze jest wykonanie takiego układu płynnego, który ułatwi znalezienie rachunku za wodę np. Za styczeń ubiegłego roku. Jeśli mimo porządku nadal trudno jest znaleźć papiery, konieczne jest przejrzenie technik przechowywania.

Inne wskazówki dotyczące porządkowania dokumentów administracyjnych

Przechowywanie jest łatwiejsze, gdy jest mniej papieru. Oprócz porządkowania i usuwania przestarzałych dokumentów możliwe jest również skorzystanie z fakturowania online, aby otrzymywać mniej poczty w domu. Aby uniknąć utraty , konieczne jest jednak regularne wykonywanie kopii zapasowych na wielu nośnikach. W celu zwiększenia bezpieczeństwa należy tworzyć kopie zapasowe online ważnych dokumentów.

Gdy nadejdą listy, ważne jest, aby je wcześniej złożyć, aby zapobiec gromadzeniu się ich przez miesiące w rogu biura. Pilne listy należy czytać natychmiast, podczas gdy inne można sortować według ważności. Wskazane jest, aby organizator biura przechowywał ważne dokumenty, które wymagają działań (płatność faktury, wezwanie itp.) Oraz dokumenty, które należy złożyć (wyciągi bankowe, automatyczne faktury obciążeniowe itp.). Ta sztuczka pozwala natychmiast pozbyć się przestarzałego papieru, który można wyrzucić, na przykład ulotek i reklam.